6.4. Approvazione/rifiuto richiesta ferie, riposi, permessi¶
Le richieste sottomesse da parte dei dipendenti vengono quindi inviate all’approvazione dei responsabili di gruppo o di sede secondo la configurazione esistente.
6.4.1. Approvazione da parte del responsabile di gruppo di lavoro¶
Nel caso la richiesta arrivi al responsabile di gruppo di lavoro egli, una volta entrato su ePAS, vedrà nella voce di menu dei Flussi di lavoro, un’icona contenente la quantità di richieste attive che gli sono arrivate. Cliccando sulla voce di menu, potrà notare che oltre alla possibilità di sottomettere le richieste, in quanto responsabile di gruppo di lavoro, ha la possibilità di approvare/rifiutare le richieste arrivate.
Cliccando sulla voce che contiene l’icona delle richieste di ferie da approvare, si aprirà una finestra contenente la lista delle richieste di ferie arrivate. Vengono presentate sotto forma di righe di tabelle contenenti queste informazioni:
La data e l’ora della sottomissione
Chi ha sottomesso la richiesta
le date di inizio e fine dei giorni di ferie/riposo/permesso
le date di approvazione dei passi precedenti (se ci sono)
lo stato attuale della richiesta
la possibilità di visualizzare nel dettaglio la richiesta
la possibilità di approvare/rifiutare la richiesta senza entrare nel dettaglio
le eventuali note alla richiesta (es.: nel caso di richieste per giorni passati)
Se il responsabile decide di approvare la richiesta, il flusso andrà a compimento permettendo al sistema di inserire automaticamente sul cartellino del dipendente che aveva effettuato la richiesta, la/le assenza/e richieste. Se il responsabile decide invece di respingere la richiesta, verrà proposto uno spazio da riempire con la motivazione del respingimento da inviare al dipendente.
In entrambi i casi, il dipendente verrà notificato rispetto all’esito della terminazione del flusso allo stesso modo di come il responsabile viene notificato dell’avvenuta sottomissione di una richiesta di assenza.
All’interno della stessa finestra è possibile vedere gli eventuali flussi attivi, ovvero quelli che sono stati approvati dal responsabile di gruppo ma che eventualmente necessitano dell’approvazione del responsabile di sede e i flussi terminati ovvero quelli che hanno raggiunto lo stadio ultimo del flusso (approvazione/rifiuto).
Naturalmente, grazie ad un sistema di permessi e ruoli ad hoc, ciascun responsabile di gruppo di lavoro è in grado di vedere ed agire solo e soltanto sulle richieste di assenza che riguardano il personale del proprio gruppo ed è totalmente all’oscuro di quanto avviene con le richieste sottomesse dai dipendenti appartenenti ad altri gruppi.
6.4.2. Approvazione da parte del responsabile di sede¶
Nel caso la richiesta arrivi al responsabile di sede proveniente dal dipendente o dal responsabile di gruppo di lavoro egli, una volta entrato su ePAS, vedrà nella voce di menu dei Flussi di lavoro un’icona contenente la quantità di richieste attive che gli sono arrivate. Cliccando sulla voce di menu, potrà notare che oltre alla possibilità di sottomettere le richieste (che nel suo caso sarebbero direttamente approvate), in quanto responsabile di sede ha la possibilità di approvare/rifiutare le richieste attivate.
Cliccando sulla voce che contiene l’icona delle richieste di ferie da approvare, si aprirà una finestra contenente la lista delle richieste di ferie arrivate. Vengono presentate sotto forma di righe di tabelle contenenti queste informazioni:
La data e l’ora della sottomissione
Chi ha sottomesso la richiesta
le date di inizio e fine dei giorni di ferie/riposo/permesso
le date di approvazione dei passi precedenti (se ci sono)
lo stato attuale della richiesta
la possibilità di visualizzare nel dettaglio la richiesta
la possibilità di approvare/rifiutare la richiesta senza entrare nel dettaglio
le eventuali note alla richiesta (es.: nel caso di richieste per giorni passati)
Se il responsabile di sede decide di approvare la richiesta, il flusso andrà a compimento permettendo al sistema di inserire automaticamente sul cartellino del dipendente che aveva effettuato la richiesta, la/le assenza/e richieste. Se il responsabile decide invece di respingere la richiesta, verrà proposto uno spazio da riempire con la motivazione del respingimento da inviare al dipendente.
In entrambi i casi, il dipendente verrà notificato rispetto all’esito della terminazione del flusso allo stesso modo di come il responsabile viene notificato dell’avvenuta sottomissione di una richiesta di assenza.
All’interno della stessa finestra è possibile vedere gli eventuali flussi attivi, ovvero quelli che sono stati sottomessi dai dipendenti e necessitano ancora di approvazione da parte dei rispettivi responsabili di gruppo e i flussi terminati ovvero quelli che hanno raggiunto lo stadio ultimo del flusso (approvazione/rifiuto).
Naturalmente, grazie ad un sistema di permessi e ruoli ad hoc, il responsabile di sede ha la possibilità di agire solo e soltanto sulle richieste che sono direttamente rivolte a lui.