5.2. Cassa Economale¶

La gestione de Fondo Economale prevede una serie di passi procedurali da effettuare prima dell'apertura del Fondo stesso. Successivamente è possibile costituire il Fondo, alimentarlo contabilmente e svolgere le attività economali fino al termine dell'esercizio quando a chiusura del fondo ci sarà la restituzione dell'importo residuo.

Passi propedeutici all'apertura del Fondo

• Creazione dell'Anagrafica dell'Economo. Questa operazione consiste nel creare normalmente un'anagrafica e un terzo con i dati dell'Economo. All'anagrafica deve essere associata la modalità di pagamento, che in questo caso è una modalità di tipo Banca, e l'IBAN rappresenta il conto corrente su cui saranno effettuate le operazioni contabili del Fondo economale.
• Creazione di un documento generico di spesa di tipo 'Documento generico di apertura fondo economale'. Questo documento sarà intestato all'economo e sarà contabilizzato su una partita di giro (tronca) che riguarda le voci di bilancio 'Costituzione Fondi economale' e, come contropartita, 'Rimborso Fondi economali'.
• Creazione del mandato di Apertura Fondo. Questo mandato è un normale mandato di pagamento a favore dell'economo per il quale è stato predisposto il documento generico di cui al punto precedente. Il mandato dovrà poi essere trasmesso in tesoreria ed eseguito prima di poter aprire il Fondo Economale.

Apertura Fondo

La funzionalità che gestisce il Fondo economale consente la creazione del Fondo stesso e la successiva consultazione della situazione contabile. Per creare il Fondo, che si riferisce ad un anno contabile, bisogna indicare:

• Codice e descrizione del fondo;
• L'Economo precedentemente inserito in anagrafica;
• Alimentare la sezione degli 'Importi' specificando il Mandato di apertura del Fondo ed i massimali di spesa definiti per le spese Documentate e quelle non Documentate.

Questa sezione può essere consultata successivamente per verificare la situazione delle spese da reintegrare, i reintegri effettuati e il residuo del Fondo. La funzione inoltre mostra eventuale 'Mandati associati' emessi per il reintegro del Fondo e successivamente assocati al Fondo.

Creazione e associazione spese al Fondo economale

Dopo l'apertura del fondo è possibile effettuare pagamenti di cassa economale rispetto a due tipi di documento: - Spese documentate; - Spese non documentate.

Per quanto riguarda le Spese Docomentate, queste riguardano tutti i documenti amministrativi registrati in Sigla: - Fatture - Documenti Generici - Missioni - Compensi - Anticipi

Questi documenti che rappresentano le 'Spese documentate' si destinano al pagamento tramite il Fondo Economale perchè registrati indicando nella prima parte del documento, nel campo 'Fondo economale' la dizione 'Usa Fondo Economale'. In questo modo i documenti saranno disponibili ad essere associati, successivamente alla loroo registrazione, al Fondo economale. Questi documenti sono regolarmente intestati al fornitore effettivo e su di essi è indicato il corretto impegno di spesa.

Per quanto riguarda le Spese non documentate, queste vengono registrate direttamente sul Fondo economale, attraverso la funzionalità 'Spese Fondo economale'.

Questa funzionalità consente di visualizzare e gestire tutte le spese legate al Fondo, siano esse documentate che non. Entrando nella funzione e selezionando il fondo, è possibile visualizzare le spese già create o crearne di nuove. Se si registrano spese non documentate è richiesto come dato obbligatorio il codice fiscale ed il cap del beneficiario. Se si tratta di 'spese documentate' è possibile scegliere il tipo di documento amministrativo e successivamente ricercare il singolo documento per poi selezionarlo per l'associazione al fondo.

L'elenco delle spese legate al fondo viene numerato progressivamente e rappresenta il 'Registro cronologico del Fondo Economale', stampa disponibile a menù che riporta l'elenco cronologico delle spese con le informazioni principali di ogni spesa. Man mano che vengono effettuate le spese del Fondo sulla Funzionalità di 'Gestione del Fondo Economale' vieme incrementato l'importo delle spese documentate associate (da reintegrare). Importante ricordare che le Spese non documentate non hanno l'impegno di riferimento come quelle documentate, quindi bisogna associarle, direttamente sulla finzione di Gestione fondo, attraverso la funzione 'Associa/Disassocia' posta sulla prima pagina. In questo caso si effettua la ricerca degli impegni a cui collegare le spese non documentate e si completa l'informazione contabile per il reintegro. La ricerca opera nel modo seguente: con il filtro attivato sul terzo cerca tutti gli impegni verso Creditori Diversi. La scadenza dell'impegno da cercare, se il relativo filtro è attivo, impostata come valore di ricerca, in automatico, la data del giorno. Le spese documentate, invece, non hanno bisogno di nessuna ulteriore associazione perchè già complete di impegno.

Rentegro Il Reintegro del fondo consente di selezionare le spese già associate al Fondo per procedere con l'elaborazione. La ricerca totale in automatico è impostata per mostrare l'elenco delle 'Spese non documentate' (Spese documentate = N). Impostando i vari filtri di ricerca (compreso il flag 'spese documentae = S/N), si possono effettuare i reintegri delle varie tipologie di spese. In questo modo la procedura automaticamente creerà mandati relativi alle spese selezioate, utilizzando l'impegno indicato per la singola spesa, solo che il mandato è intestato direttamente all'Economo. I mandati così creati seguono il processo classico di tutti i mandati per la firma e l'invio in tesoreria. In questo modo il Fondo resta sempre reintegrato per lo stesso importo iniziale e solo alla fine sarà restituita la differenza non spesa. Dalla funzione 'Spese Fondo Economale' è sempre possibile consultare l'elenco spese del Fondo, le informazioni delle singole spese ed i reintegri effettuati oppure no per singola spesa.

Chiusura spese Questa funzione controlla i reintegri effettuati e chiude le spese: - Controlla che tutti i compensi siano reintegrati (questo tipo di documento amministrativo va reintegrato puntualmente dall'utente); - Mette il fondo in 'chiusura spese'; - reintegra eventuali spese non ancora reintegrate (creando quindi mandati di reintegro; - segna se c'èè da emettere una reversale e per quale importo (residuo).

Chiusura fondo Ad inizio dell'anno successivo a quello di costituzione del fondo si effettua la chiusura del fondo. La funzionalità emette automaticamente la reversale di restituzione utilizzando la partita di giro, parte entrata, a chiusura di quella in parte spesa utilizzata in fase di apertura del fondo.