3. SCRIVANIA DIGITALE¶

La "Scrivania Digitale" è un’applicazione web che permette la gestione dei flussi Documentali all’interno di un Ente, di un'azienda o di una qualsiasi realtà strutturata di medie e grandi dimensioni.

Il Sistema ha come obiettivo principale quello di guidare gli utenti nella gestione dei vari procedimenti amministrativi. In particolare è stata predisposta per:

• Dematerializzare (dematerializzazione del cartaceo)
• Semplificare (firma leggera, firma digitale, reingegnerizzazione)
• Velocizzare (smistamento ed assegnazione in automatico dei compiti ai diversi attori coinvolti);
• Organizzare (ogni utente ha la lista dei propri compiti)
• Proteggere (Migliora la protezione delle informazioni: permessi utenti)
• Tracciare (tracciamento delle attività con possibilità di monitoraggio dello stato di avanzamento)
• Informare (notifiche)
• Armonizzare (armonizzazione delle modalità operative di espletamento del procedimento amministrativo da parte delle diverse strutture)
• Ottimizzare (ottimizzazione dei processi amministrativi)
• Facilitare adempimento agli obblighi Normativi (es. per Acquisti adempimento automatico degli obblighi di trasparenza.)
• Guidare (guida e limita l’utente nelle azioni fornendo una maggior aderenza ai processi )
• Supervisionare (la ricerca dei flussi permette avere sotto controllo i processi)

Le funzionalità sviluppate a supporto dell'esecuzione dei processi amministrativi sono:

• Gestione dell'autenticazione che può avvenire attraverso utenze locali all'applicazione, attraverso LDAP oppure attraverso ulteriori gestori di utenze (es. ACE, da aggiungere ad-hoc)
• Gestione delle autorizzazioni sia in locale che attraverso gestori esterni (es. ACE)
• Gestione dei metadati per ogni processo, compresi gli allegati, e la cronologia dettagliata (chi ha fatto cosa e quando)
• Gestione dei compiti e delle visibilità dei flussi amministrativi
• Notifiche email sia predefinite (es. "hai un nuovo compito") che personalizzate (es. "Il tuo compito è in attesa da X giorni")
• Gestione Firma Digitale interna ai flussi amministrativi (richiede sign-server esterno)
• Comunicazione con altre applicazioni attraverso interfacce REST (altre applicazioni possono eseguire compiti in Scrivania ed eventi in Scrivania possono chiamare REST di altre applicazioni)
• Azioni custom per ogni tipo di evento (da sviluppare ad hoc)
• Generazione report e statistiche in .pdf e in .csv

VERSIONE STAND ALONE

La versione "Stand Alone" di Scrivania Digitale è una versione che tende ad utilizzare quanto più possibile risorse interne rispetto ad applicazioni aggiuntive. Ad esempio non si appoggia a nessun Repository Documentale esterno per i documenti che vengono inseriti nel DB o nel filesystem locale. Utilizza un sistema interno per la profilazione, l'autenticazione e la gestione delle utenze e dei ruoli assegnati.

VERSIONE INTEGRATA

La versione "Integrata" di Scrivania Digitale è una versione che tende ad integrare quanto più possibile risorse e applicazioni esterne sia open source e commerciali quali: un repository documentale esterno (es. Alfresco, Azure, ...), un sistema di firma remota (es. ARSS Aruba Sign Server); Questa versione è predisposta anche per integrarsi con applicazioni realizzate internamente come l'Anagrafica Centralizzata, e altre applicazioni che possono collegarsi direttamente a flussi specifici. Tali applicazioni avranno una propria gestione interna dei dati e si avvarranno di Scrivania per la parte amministrativa (es. firma digitale).