Gestione Sedi (incluso nelle Entità Organizzative)¶
La gestioni delle Sedi, effettuata dall’ufficio Risorse Umane, si occupa di inserire, modificare e completare le informazioni correlate, relative ad una Sede istituita o modificata da un apposito Provvedimento cartaceo.
Le funzionalità prevedono la creazione di una sede e la sua collocazione in Gerarchia e la modifica/chiusura di una Sede.
L’entità Organizzativa di tipo Sede può essere creata tramite la funzionalista specifica di gestione anagrafica oppure direttamente in gestione Gerarchia attraverso le funzionalità disponibili:
Crea Entità Organizzativa;
Associa Entità esistente;
Associa copiando da …
Queste funzionalità consentono di creare e/o associare alla gerarchia la sede contemporaneamente.
E’ previsto in futuro l’automatizzazione del processo amministrativo di Istituzione e chiusura della sede, con invio automatico all’ufficio preposto del Provvedimento specifico.
Il processo funzionale attuale di creazione e chiusura sedi prevede l’aggiornamento automatico e notturno delle informazioni nel Sistema NSIP che continua la sua attività di gestione per tutte le problematiche legate alla Gestione del Personale.
Le informazioni fondamentali della gestione Sede sono:
Progressivo Sede: assegnato automaticamente dal sistema;
Codice NSIP: codice gestito e indispensabile alla procedura NSIP. Questo codice viene attribuito manualmente dall’utente che segue logiche di progressività necessarie alla procedura NSIP
Denominazione: denominazione specificata nel provvedimento di istituzione;
Denominazione breve;
Sigla: Acronimo della Sede
Codice Contabile: codice attribuito alla struttura dall’ufficio bilancio (CDS_UO)
Tipo entità organizzativa: Tipologia Sede (da lista predefinita)
Indirizzo: relazione all’entità locale (gestita con apposite anagrafiche e contenente oltre all’indirizzo anche il ‘Presso’).
Data Istituzione: Data inizio validità (indicata nel provvedimento)
Data Disabilitazione: Data fine validità Sede
Nel chiudere una Sede bisogna sempre tener conto che:
La sede che si chiude non sarà più visibile in nessuna gerarchia;
Esistono ruoli e/o deleghe legati alla sede che si chiude che automaticamente vengono chiusi secondo le regole definite.
Carattere: ad oggi disponibili solo 2 valori: Amministrativo/Ricerca
Tale informazione viene utilizzata dagli utenti di NSIP per produrre delle liste di Sedi CNR a carattere di Ricerca piuttosto che a carattere Amministrativo (la tipologia di attività al momento non corrisponde alla gerarchia di appartenenza in ACE: Strutture Scientifica/Amministrazione Centrale).
Allegati: Gli allegati sono necessari per poter inserire i provvedimenti di istituzione e disabilitazione delle strutture, ed eventualmente altri documenti utili. In seguito i provvedimenti potrebbero essere resi disponibili già in formato digitale dagli uffici che li definiscono.
La creazione di una sede (nell’elenco delle Entità Organizzative) deve poi essere completata dall’associazione della stessa nelle gerarchie. La creazione della sede senza l’associazione in gerarchia comunque rende già utilizzabile e operativa la sede alla procedura NSIP.
Le abilitazioni che consentono la creazione e la modifica delle sedi è:
‘Ufficio Gestione Sedi’. Questa abilitazione consente anche la ricezione di una mail per ogni sede creata o modificata (solo per tipologie entità organizzative specifiche: Sede Principale Istituto e Sede Secondaria Istituto).